KEDUDUKAN, TUGAS, FUNGSI DAN WEWENANG
SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN FLORES TIMUR

1. KEDUDUKAN SEKRETARIAT DPRD

Kedudukan Sekretariat DPRD Kabupaten Flores Timur dikukuhkan dengan Peraturan Daerah No. 02 Tahun 2001 tentang pembentukan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Flores Timur. Peraturan Daerah ini merupakan penjabaran dari Peraturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Menurut Peraturan Daerah tersebut, kedudukan sekretariat DPRD adalah unsur Pelayanan terhadap DPRD yang dipimpin oleh seorang Sekretaris DPRD yang bertanggungjawab terhadap Pimpinan DPRD dan secara Administrasi dibina oleh Sekretaris Daerah. Seorang Sekretaris DPRD yang diusulkan oleh Bupati dengan persetujuan Pimpinan DPRD.

2. TUGAS DAN FUNGSI SEKRETARIAT DPRD

Sekretariat DPRD mempunyai tugas memberikan pelyanan Administrasi kepada Anggota DPRD menyediakan tenaga ahli dengan tugas membantu Anggota DPRD dalam menjalankan tugasnya.

3. FUNGSI SEKRETARIAT DPRD

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut di atas, Sekretariat DPRD mempunyai Fungsi sebagai berikut:

    1. Memfasilitasi Rapat Anggota DPRD
    2. Melaksanakan Urusan Rumah Tangga dan Perjalanan Dinas Anggota DPRD
    3. Mengelola Tata Usaha DPRD

SUSUNAN ORGANISASI DAN TATA KERJA SEKRETARIAT DPRD

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Flores Timur: No. 02 Tahun 2001 maka susunan organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD sebagai berikut:

1. Sekretariat DPRD mempunyai tugas:

  1. Sekretaris DPRD dalam melaksanakan tugasnya wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan sendiri maupun antarsatuan organisasi sesuai dengan tugasnya masing-masing harus berdasarkan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan.
  2. Sekretaris DPRD juga berkewajiban memberikan petunjuk, membina, membimbing dan mengawasi pekerjaan dari unsur-unsur pembantu dan pelaksanaan yang berada dalam lingkungan Sekretariat
  3. Setiap Pimpinan Satuan Organisasi dalam lingkungan Sekretariat DPRD wajib mengawasi bawahannya masing-masing dan apabila terjadi penyimpangan dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2. Bagian Umum
Bagian umum terdiri dari:

  1. Sub Bagian Urusan Dalam
  2. Sub Bagian Tata Usaha
  3. Sub Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol

3. Bagian Risalah dan Persidangan
Bagian ini terdiri dari:

  1. Sub Bagian Risalah
  2. Sub Bagian Persidangan

4. Bagian Keuangan
Bagian ini terdiri dari:

  1. Sub Bagian Anggaran
  2. Sub Bagian Perbendaharaan dan Verifikasi

Masing-masing bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris DPRD.

Sedangkan untuk masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh Seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian.

A. TUGAS POKOK SEKRETARIS DPRD

  1. Membantu Pimpinan DPRD dalam melaksanakan tugas-tugas kedewanan baik penyelenggaraan Administrasi Pemerintahan, serta memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh Anggota Dewan.
  2. Beban Kerja
    • Mengkoordinasikan Perumusan Kebijakan DPRD
    • Pengelolaan Sumber Daya aparatur, Keuangan, Sarana dan Prasarana DPRD
    • Membantu Pimpinan DPRD dalam penyelenggaraan rapat-rapat DPRD
    • Memberikan pertimbangan teknis kepada Pimpinan DPRD khususnya dalam kegiatan Panitia Musyawarah, Panitia Anggaran, Panitia Khusus dan Komisi-Komisi

B. BAGIAN UMUM
1. Kepala Bagian Umum: Ir. Agustinus Kleden

Tugas Pokok:

Menyelenggarakan kegiatan tata Usaha Pimpinan, Rumah Tangga, Hubungan Masyarakat dan Protokol serta Telekomunikasi.

Beban Kerja:

  • Melakukan kegiatan Tata Usaha Pimpinan serta Tata Usaha Sekretariat DPRD
  • Mengumpulkan bahan penyusunan rencana kebutuhan
  • Melakukan pengadaan perlengkapan
  • Melakukan urusan rumah tangga Sekretariat DPRD dan Pimpinan DPRD
  • Melakukan urusan hubungan masyarakat dan protokol
  • Melakukan penyimpanan dan distribusi perlengkapan

1.1 Kepala Sub Bagian, Rumah Tangga dan Kehumasan: Yoseph Bala gete
Tugas Pokok:
Melakukan Kegiatan penata usahaan, pengarsipan Sekretariat DPRD

Beban Kerja:

  • Mengumpulkan dan mengolah data informasi yang berhubungan dengan kegiatan tata usaha
  • Menyiapkan bahan penyusunan kebijaksanaan Pedoman dan Petunjuk Teknis di bidang Tata Usaha Pimpinan dan Sekretariat DPRD
  • Menerima, mencatat dan menyampaikan naskah Dinas/Pimpinan kepada unit yang dituju
  • Mengatur dan memeriksa surat-surat yang ditandatangani
  • Memelihara dan menyimpan catatan-catatan arsip, buku-buku, dokumen yang menjadi tanggungjawab pimpinan
  • Mengatur dan mendistribusikan surat-surat dari pimpinan dan diteruskan kepada Komisi-Komisi sesuai pembidangan serta unit yang dituju
  • Mengatur perjalana Dinas Pimpinan dan Anggota DPRD serta Sekretariat DPRD

1.2 Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan: Ahmad Arfan, SE
Tugas Pokok:
Melaksanakan dan mengkoordinasikan penyusunan Program, perubahan dan perhitungan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah serta membina Administrasi Keuangan Daerah

Beban Kerja:

  • Mengumpulkan bahan penyusunan perubahan dan perhitungan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah
  • Melakukan pengelolaan administrasi keuangan Sekretariat DPRD
  • Melakukan pengujian kebenaran pembayaran dan mengadakan pemeriksaan keuangan serta membina perbendaharaan
  • Mengumpulkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan administrasi keuangan

1.3 Kepala Bagian Perundang-Undangan: Muhamad Zulkarnain, SH.,M.Hum

1.4 Kepala Sub Bagian Kajian Hukum dan Prolegda: Arham Tokan, S.Kom

1.5 Kepala Sub Bagian Persidangan dan Risalah: Florentinus .Y.M Kedang
Tugas Pokok:
Mengkoordinasikan dan Menyelenggarakan kegiatan Persidangan dan rapat-rapat

Beban Kerja:

  • Menyiapkan bahan dan mengelolah segala kelengkapan rapat
  • Menelaah dan mengevaluasi pelaksanaan rapat-rapat dan menyiapkan rancangan keputusan DPRD, Pimpinan DPRD, Panitia Musyawarah dan keputusan
  • Menyusun bahan koordinasi Program Kerja Tahunan DPRD

1.6 Kepala Bagian Penganggaran dan Pengawasan: Ir. Syarif Sir Hamsah

1.7 Kepala Sub Bagian Penganggaran: (Lowong)

1.8 Kepala Sub Bagian Pengawasan:Rafael Belang, A.Md